为什么要进行档案数字化？
现在，很多纸质档案占地方，还容易坏。找起来也麻烦。把它们变成电子版，存进电脑里，好处太多了。
电子档案不占物理空间。查阅起来，只要几秒钟。而且，备份容易，再也不怕丢失或损坏了。这就是把“死档案”变成了“活数据”。
挑选服务的五个大坑
想做好档案数字化，选对服务商最关键。市场上公司很多，水平参差不齐。如果不小心，很容易掉进坑里。下面这5个坑，请务必避开。
坑一：只看价格，不看质量
有些服务商报价特别低。你一听，觉得很划算。但要小心，低价背后往往是陷阱。
他们可能用老旧设备扫描，图片模糊不清。或者，为了省事，扫描分辨率很低。这样的电子档案，将来根本没法用。放大看全是马赛克，打印出来也是一团糟。
记住，一分钱一分货。太便宜的服务，质量往往没有保障。
坑二：忽视数据安全
档案里有很多敏感信息。比如个人隐私、商业机密等。
如果服务商安全意识差，把你的档案弄丢了，或者泄露出去了，那后果就太严重了。
选择服务商时，一定要问清楚他们的安保措施。数据是怎么传输的？存储在哪里？有没有加密？工作人员是否经过了背景调查？这些都非常重要。
坑三：不考虑长期保存
把纸质文件变成电子文件，不只是扫描一下那么简单。
如果保存的格式很特殊，将来你的电脑可能打不开。或者，文件命名乱七八糟，以后想找一份文件，如同大海捞针。
靠谱的服务商，会帮你规划好存储格式和命名规则。确保你的电子档案，在十年、二十年后，依然能正常打开和使用。
坑四：服务流程不透明
有些公司，收了钱就没了音讯。你的档案现在进行到哪一步了？扫描了多少？出了问题怎么办？一概不知。
这种服务过程像黑盒子，让人很不放心。
好的服务商，会有清晰的流程。他们会给你一个进度表，让你随时了解情况。并且，有专人和你对接，及时反馈问题。
坑五：不看案例和合同
只听对方说得天花乱坠，却忘了核实他们的实际能力。
在签约前，一定要看看他们以前做过哪些案例。最好能找他们服务过的客户打听一下。
合同也要仔细看。特别是关于数据安全、交付标准、违约责任的条款，必须写得清清楚楚。不要相信口头承诺，一切以书面合同为准。
总结
选择档案数字化服务，不能心急。
不要只贪图便宜，要把数据安全和长期可用性放在第一位。避开上面这5个坑，你就能找到一个靠谱的合作伙伴，让你的档案数据价值翻倍。
